Prozess-Automatisierung
Schadensmeldungs-Workflow
in der Hausverwaltung automatisieren.
Vom Eingang der Schadensmeldung bis zur Handwerker-Beauftragung dauert es in den meisten deutschen Hausverwaltungen heute Tage bis Wochen. Eine automatisierte Prozesskette reduziert das auf wenige Stunden: Klassifizierung der Meldung, Rückfrage bei fehlenden Informationen, automatische Auswahl und Beauftragung des passenden Handwerkers nach Gewerk und Region, Status-Update an Mieter und Eigentümer.
Stand: Mai 2026 · Autor: Daniel Boutoline
Wo geht die Zeit verloren?
Mieter sendet Schadensmeldung per Mail oder Telefon. Sachbearbeiter prüft, fragt fehlende Infos nach (Foto, genaue Beschreibung, Zugang), sucht passenden Handwerker aus der Liste, ruft an oder schreibt, koordiniert Termin mit Mieter, dokumentiert manuell, hakt nach.
- • Bearbeitungszeit: Tage bis Wochen
- • Mehrere Rückfragen pro Vorgang
- • Mieter wissen oft nicht, ob etwas passiert
- • Eigentümer fragen nach Reparatur-Status nach
Schadensmeldung wird automatisch klassifiziert (Gewerk, Dringlichkeit, vollständig vs. unvollständig). Bei Lücken erhält der Mieter eine automatische Rückfrage. Sobald vollständig, wird der passende Handwerker nach Region und Gewerk vorgeschlagen, automatisch beauftragt und koordiniert. Mieter und Eigentümer erhalten automatische Status-Updates.
Vorgehen
Wie funktioniert der Workflow konkret?
Schritt 1
Schadensmeldung empfangen
Meldungen kommen typisch über drei Kanäle: per E-Mail (Mieter schreibt direkt), per Mieter-Portal (z.B. casavi-Kundenportal) oder per Telefon (mit Voice-zu-Text). Alle drei werden in einen einheitlichen Vorgang überführt.
Schritt 2
Klassifizierung und Vollständigkeits-Check
Die KI klassifiziert das Gewerk (Sanitär, Elektro, Heizung, Schreiner usw.), schätzt die Dringlichkeit (Wassereinbruch sofort, lockerer Wasserhahn binnen Woche) und prüft Vollständigkeit. Fehlt eine entscheidende Info, fragt das System den Mieter automatisch nach: typisch fehlt das Foto oder eine Verfügbarkeit für den Termin.
Schritt 3
Handwerker-Auswahl und Beauftragung
Aus Ihrer Handwerker-Liste wird der passende Anbieter nach Gewerk und Region ausgewählt. Die Beauftragung wird automatisch versendet, mit allen relevanten Infos (Adresse, Mieter-Kontakt, Schadensbeschreibung, Fotos). Bei ausbleibender Bestätigung wird automatisch ein Backup-Handwerker angefragt. Auf Wunsch mit Vergabe-Beschluss-Schwelle (z.B. ab 1.500 € zur manuellen Freigabe).
Schritt 4
Status-Updates und Dokumentation
Mieter und Eigentümer erhalten automatische Status-Updates: Auftrag erteilt, Termin bestätigt, Reparatur abgeschlossen. Alle Schritte sind im Vorgangs-Log dokumentiert und nachvollziehbar. Der Vorgang wird automatisch ins Eigentümer-Reporting übernommen.
Tool-Kompatibilität
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Eingangskanäle
- • E-Mail (Microsoft 365, Google Workspace)
- • Mieter-Portal (casavi, etg24, eigene Lösungen)
- • Telefon (mit Voice-zu-Text-Transkription)
- • WhatsApp Business (auf Anfrage)
HV-Software für Vorgangs-Anlage
- • casavi (offene API, Vorgangs-Modul)
- • DOMUS Software (inkl. SERVICECASE)
- • Aareon Wodis Sigma / Yuneo
- • CREM SOLUTIONS iX-Haus
- • Immoware24
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