Prozess-Automatisierung

Mahnwesen in der
Hausverwaltung automatisieren.

Das 3-stufige Mahnverfahren für Hausgeld- und Mietrückstände lässt sich rechtskonform automatisieren: regelbasiert, von der freundlichen Erinnerung über die zweite Mahnung mit Gebühr bis zur letzten Mahnstufe vor Inkasso. Seit der WEG-Reform 2020 darf der Verwalter Hausgeld-Mahnungen ohne Eigentümerversammlungs-Beschluss versenden, was den Prozess deutlich vereinfacht.

Stand: Mai 2026 · Autor: Daniel Boutoline

Was sich ändert

Vorher

Sachbearbeiter zieht monatlich die Liste der offenen Posten, prüft Zahlungseingänge, formuliert jede Mahnung individuell, druckt aus, kuvertiert, sendet per Brief oder Mail. Mahnungen gehen oft zu spät, Stufen werden vergessen, Rückstände werden zu spät erkannt.

Nachher

Offene Posten werden automatisch aus dem Buchhaltungs-System gezogen. Mahnstufen laufen nach klaren Regeln: 1. Erinnerung am Tag X+7, 2. Mahnung mit Gebühr am Tag X+21, 3. letzte Mahnung am Tag X+45. Texte sind KI-personalisiert, alle Schritte werden dokumentiert.

check_circle Zuverlässiger Mahnlauf ohne manuellen Aufwand

Vorgehen

Die drei Mahnstufen im Detail.

Stufe 1

Freundliche Zahlungserinnerung

Versendet typisch 7 bis 14 Tage nach Fälligkeit. Freundlicher Ton, Hinweis auf möglichen Zahlungseingang in Bearbeitung, klare Fristsetzung für die Begleichung. Keine Gebühr.

Stufe 2

Erste Mahnung mit Gebühr

Versendet typisch 21 Tage nach Fälligkeit. Konkrete Aufstellung der offenen Posten plus angemessene Mahngebühr (BGB-konform). Hinweis auf kommende rechtliche Schritte bei Nicht-Zahlung. Frist zur Begleichung.

Stufe 3

Letzte Mahnung vor Inkasso

Versendet typisch 45 Tage nach Fälligkeit. Letzte Frist vor gerichtlichem Mahnverfahren oder Inkasso-Übergabe. Bei Ausbleiben der Zahlung wird der Vorgang automatisch an den Inkasso-Dienstleister oder Rechtsanwalt übergeben, mit allen dokumentierten Vorstufen.

Rechtlicher Kontext

Was die WEG-Reform 2020 geändert hat.

Vor der WEG-Reform 2020 brauchte ein Hausverwalter einen Beschluss der Eigentümerversammlung, um Hausgeld-Rückstände rechtlich beizutreiben. Seit der Reform darf der Verwalter Mahnungen versenden und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, ohne dass die Eigentümerversammlung jeden Einzelfall beschließen muss.

Das macht die Automatisierung deutlich einfacher: Ein klarer regelbasierter Ablauf kann ohne juristische Hürden konfiguriert werden, solange die Mahnstufen BGB-konform sind und die Gebühren angemessen.

Tool-Kompatibilität

Mit welchen Systemen funktioniert das?

Voraussetzung ist ein zuverlässiger Zahlungsabgleich, damit die Mahnstufen nicht versehentlich an Mieter gehen, die längst gezahlt haben.

Buchhaltungs-Quelle

  • • DOMUS Software (Buchhaltungs-Modul)
  • • Aareon Wodis Sigma / Yuneo
  • • CREM SOLUTIONS iX-Haus
  • • Immoware24
  • • DATEV-Schnittstelle
  • • Direkt aus Banking-Daten (mit AVV)

Versand-Kanäle

  • • E-Mail mit personalisierten Texten
  • • Postversand (über Versand-Dienstleister wie LetterXpress)
  • • Kundenportal (casavi)
  • • Direkte Übergabe an Inkasso/Anwalt bei Stufe 3

Verwandte Prozesse

Was lässt sich noch automatisieren?

E-Mail-Klassifizierung

Eingehende Zahlungs-Anfragen werden automatisch erkannt.

Schadensmeldungs-Workflow

Vom Eingang bis zur Handwerker-Beauftragung automatisch.
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Limitierte Kapazitäten

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