Prozess-Automatisierung

Mahnwesen automatisieren.

Das 3-stufige Mahnverfahren lässt sich automatisieren, regelbasiert, von der freundlichen Erinnerung über die zweite Mahnung mit Gebühr bis zur letzten Mahnstufe vor Inkasso. Funktioniert für offene Rechnungen im Handwerk, Honorarforderungen in Kanzleien und Beratungen, Service-Forderungen bei Dienstleistern und alle anderen Forderungs-Typen.

Stand: Mai 2026 · Autor: Daniel Boutoline

Was sich ändert

Vorher

Buchhaltung zieht monatlich die Liste der offenen Posten, prüft Zahlungseingänge, formuliert jede Mahnung individuell, druckt aus, kuvertiert, sendet per Brief oder Mail. Mahnungen gehen oft zu spät, Stufen werden vergessen, Rückstände werden zu spät erkannt.

Nachher

Offene Posten werden automatisch aus dem Buchhaltungs-System gezogen. Mahnstufen laufen nach klaren Regeln: 1. Erinnerung am Tag X+7, 2. Mahnung mit Gebühr am Tag X+21, 3. letzte Mahnung am Tag X+45. Texte sind KI-personalisiert, alle Schritte werden dokumentiert.

check_circle Zuverlässiger Mahnlauf ohne manuellen Aufwand

Vorgehen

Die drei Mahnstufen im Detail.

Stufe 1

Freundliche Zahlungserinnerung

Versendet typisch 7 bis 14 Tage nach Fälligkeit. Freundlicher Ton, Hinweis auf möglichen Zahlungseingang in Bearbeitung, klare Fristsetzung für die Begleichung. Keine Gebühr.

Stufe 2

Erste Mahnung mit Gebühr

Versendet typisch 21 Tage nach Fälligkeit. Konkrete Aufstellung der offenen Posten plus Mahngebühr nach Ihren Vorgaben. Hinweis auf kommende rechtliche Schritte bei Nicht-Zahlung. Frist zur Begleichung.

Stufe 3

Letzte Mahnung vor Inkasso

Versendet typisch 45 Tage nach Fälligkeit. Letzte Frist vor gerichtlichem Mahnverfahren oder Inkasso-Übergabe. Bei Ausbleiben der Zahlung wird der Vorgang automatisch an den Inkasso-Dienstleister oder Rechtsanwalt übergeben, mit allen dokumentierten Vorstufen.

Branchen im Detail

Wie sich der Mahnlauf nach Branche unterscheidet.

Mahnungen sind grundsätzlich BGB-geregelt: angemessene Gebühren, Mahnstufen, Verzugszinsen. Darüber hinaus gibt es Branchen-Sonderregeln, die wir in den Workflow einbauen.

Kanzlei / Beratung

Honorarforderungen

Honorarforderungen folgen der RVG- bzw. StBVV-Logik, mit eigenen Fristen und Berechnungsgrundlagen. Auch das lässt sich vollständig abbilden, inklusive Vorschussrechnungen und Auslagen-Erstattung.

Handwerk / Werkstatt

Offene Rechnungen

Klassischer BGB-Verzugslauf mit 14-Tage-Frist nach Fälligkeit. Branchenüblich, mit personalisierten Texten je nach Kundentyp (B2B sachlich, B2C freundlich) und automatischer Übergabe an den Steuerberater bei Stufe 3.

Dienstleister / Service

Service-Forderungen

Vertragsbasierte Forderungen (Wartung, Abos, Service-Verträge) mit individuellen Mahn-Eskalations-Stufen. Inklusive automatischer Pause bei laufenden Reklamationen oder Vertragsverhandlungen.

Tool-Kompatibilität