Unsere Leistungen

Die Prozesse, die Ihr Team
am meisten Zeit kosten.

Wir fokussieren uns auf die Abläufe mit dem größten Hebel für Ihre Verwaltung – von der E-Mail-Sortierung bis zur Vertragsfristenüberwachung.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

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E-Mail-Chaos

Ihr Team verbringt jeden Tag Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und weiterzuleiten. Dabei gehen Anfragen unter, dringende Schadensmeldungen werden zu spät erkannt.

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Schadensmeldungen versickern

Von der Schadensmeldung bis zur Reparatur vergehen oft Wochen – weil Rückfragen, Fotos und Handwerkerkoordination manuell laufen.

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Vertragsfristen verpasst

Indexanpassungen vergessen, Kündigungsfristen übersehen, Verlängerungsoptionen verstrichen. Das kostet Sie bares Geld – jeden Monat.

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Routinefragen fressen Zeit

„Haben Sie meine Zahlung erhalten?" – Ihre Sachbearbeiter beantworten diese Frage hunderte Male im Monat.

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Mahnungen & Zahlungschaos

Mahnungen gehen zu spät raus, Kontoauszüge werden manuell abgeglichen, Rückstände zu spät erkannt.

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Eigentümer wollen Transparenz

Eigentümerberichte manuell in Excel erstellen, Daten aus verschiedenen Systemen zusammensuchen. Stundenlanger Aufwand.

Vorher / Nachher

Was sich durch Automatisierung ändert.

01

E-Mail-Klassifizierung & Routing

Vorher

Sachbearbeiter lesen, sortieren und leiten jede E-Mail manuell weiter. Dringende Schadensmeldungen werden zu spät erkannt, Mieter warten tagelang.

Nachher

Unsere KI-gestützte E-Mail-Automatisierung erkennt Kategorie und Dringlichkeit – und leitet sofort an die richtige Person weiter. Inklusive Eingangsbestätigung und Eskalation bei dringenden Themen.

check_circle Bis zu 90 % weniger manueller Aufwand
02

Schadensmeldung-Workflow

Vorher

Von der Schadensmeldung bis zur Reparatur vergehen Wochen – weil Rückfragen, Fotos und Handwerkerkoordination manuell laufen.

Nachher

Schadensmeldungen werden automatisch klassifiziert, fehlende Informationen angefordert, der passende Handwerker beauftragt. Mieter und Eigentümer erhalten automatische Status-Updates.

check_circle Bearbeitungszeit von Tagen auf Stunden
03

Mieterkommunikation

Vorher

„Haben Sie meine Zahlung erhalten?", „Wann kommt der Handwerker?" – Ihre Sachbearbeiter beantworten dieselben Fragen hunderte Male im Monat.

Nachher

Standardanfragen werden sofort automatisch beantwortet – Zahlungsstatus, Schadensstand, Nebenkostenabrechnung. 24/7, in professionellem Ton.

check_circle Routineanfragen zu 80% automatisiert

+ 8 weitere Prozesse

Vorher

Mahnungen werden zu spät oder unregelmäßig versendet, jede wird individuell formuliert.

Nachher

Regelbasierter Mahnlauf – von der freundlichen Erinnerung bis zur Inkasso-Uebergabe. KI-personalisierte Texte, automatisch dokumentiert.

check_circle Zuverlässiger Mahnlauf ohne manuellen Aufwand
Vorher

Management-Berichte werden manuell in Excel zusammengestellt. Stundenlanger Aufwand jeden Monat.

Nachher

Monatlicher automatischer Bericht an Eigentümer: Mieteingänge, offene Posten, laufende Instandhaltungen.

check_circle Reports auf Knopfdruck statt tagelanger Arbeit
Vorher

Belege aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen, Kostenarten manuell zuordnen. Wochen an Arbeit pro Objekt.

Nachher

Belege werden automatisch erkannt, Beträge und Kostenarten extrahiert und dem richtigen Objekt zugeordnet.

check_circle Vorbereitungszeit um 70% reduziert
Vorher

Jeden Monat Kontoauszüge manuell durchgehen, Zahlungen zuordnen, Rückständen hinterherlaufen.

Nachher

KI-gestützter Zahlungsabgleich erkennt auch bei falschen Verwendungszwecken den richtigen Mieter.

check_circle Abgleich in Minuten statt Stunden
Vorher

Vertragsdaten manuell abtippen, Fristen in Outlook-Kalendern. Indexanpassungen werden vergessen.

Nachher

KI liest Ihre Verträge, extrahiert alle relevanten Daten und überwacht Fristen automatisch.

check_circle Keine verpasste Frist mehr
Vorher

Eingangsrechnungen von Handwerkern und Dienstleistern manuell erfassen, Kostenarten zuordnen, in Excel eintragen – besonders im Q1 ein Zeitfresser.

Nachher

Rechnungen werden automatisch ausgelesen: Betrag, Datum, Rechnungssteller, Kostenstelle. Sachbearbeiter prüft und gibt frei – statt abzutippen.

check_circle Erfassungsaufwand um bis zu 80% reduziert
Vorher

Nach der Schadensmeldung: Handwerkerliste durchsuchen, anrufen, Termin mit Mieter koordinieren – jedes Mal manuell, jedes Mal anders.

Nachher

System wählt passenden Handwerker nach Gewerk und Region, sendet automatisch die Beauftragung und koordiniert den Termin. Follow-up bei ausbleibender Bestätigung automatisch.

check_circle Koordinationsaufwand von Stunden auf Minuten
Vorher

Fristen verteilt in Outlook, Excel und Notizzetteln. Kein Tagesüberblick. Indexanpassungen und Vertragsfristen werden vergessen.

Nachher

Jeden Morgen automatisches Email-Briefing: Welche Fristen laufen diese Woche ab? Was braucht heute eine Aktion? Kategorisiert nach Dringlichkeit.

check_circle Keine vergessene Frist – keine entgangenen Einnahmen

So funktioniert's

In 4 Schritten zur Automatisierung.

01

Prozess-Audit

Sie füllen unseren kostenlosen Prozess-Audit aus. Dauert 5 Minuten und zeigt uns, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.

02

Analyse & Erstgespräch

Wir analysieren Ihre Prozesse und besprechen im Erstgespräch die konkreten Möglichkeiten. Sie erhalten einen Report mit ROI-Berechnung.

03

Pilotphase

Wir bauen den ersten Prozess. Sie testen. Erst wenn Sie zufrieden sind, geht es weiter. 50/50 Zahlungsmodell.

04

Live & Support

Ihre Automation läuft. Wir überwachen, optimieren und sind bei Fragen für Sie da. Monitoring inklusive.

Limitierte Kapazitäten

Bereit für den digitalen Vorsprung?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch klären, wie wir Ihre Verwaltungsprozesse skalierbar und effizient machen können.

Erstberatung buchen mail d.boutoline@aimetra.de