Sie brauchen KI, wenn ein Prozess Sprache, Bilder oder unstrukturierte Texte verstehen muss und sich die Entscheidung nicht als feste Regel aufschreiben lässt. In allen anderen Fällen ist klassische Automatisierung schneller, günstiger und zuverlässiger. Die folgenden vier Fragen führen Sie in wenigen Minuten zur richtigen Antwort.
Frage 1: Lässt sich die Entscheidung als klare Regel formulieren?
Schreiben Sie die Logik einmal als Wenn-Dann-Satz auf. Wenn Betrag über 5.000 Euro, dann Freigabe durch Geschäftsführung. Wenn das gelingt, brauchen Sie keine KI. Eine Regel ist immer exakt, kostenlos im Betrieb und nachvollziehbar.
Gelingt es nicht, weil die Entscheidung vom Inhalt eines Textes abhängt, dann ist KI ein Kandidat.
Frage 2: Geht es um strukturierte oder unstrukturierte Daten?
- Strukturierte Daten stehen in festen Feldern: Tabellen, Formulare, Datenbankspalten. Diese verarbeiten Sie ohne KI.
- Unstrukturierte Daten sind Freitext, E-Mails, PDFs, Sprachnachrichten. Hier spielt KI ihre Stärke aus, weil sie Bedeutung aus dem Inhalt zieht.
Ein Zahlungsabgleich zwischen Kontoauszug und offenen Rechnungen ist strukturiert und braucht keine KI. Das Auslesen einer Vertragsklausel aus einem PDF ist unstrukturiert und braucht sie.
Frage 3: Wie hoch ist der Preis eines Fehlers?
KI trifft Einschätzungen und liegt gelegentlich daneben. Bei einer Vorsortierung von E-Mails ist ein Fehler unkritisch, ein Mensch korrigiert ihn in Sekunden. Bei einer automatischen Zahlungsfreigabe wäre ein Fehler teuer. Faustregel: Je höher der Schaden eines Fehlers, desto eher gehört eine feste Regel oder eine menschliche Freigabe dazwischen.
Frage 4: Wie oft passiert die Aufgabe?
Automatisierung lohnt sich über Wiederholung. Eine Aufgabe, die zweimal im Jahr anfällt, automatisieren Sie selten wirtschaftlich. Eine Aufgabe, die täglich dutzendfach anfällt, ist der ideale Kandidat, egal ob mit oder ohne KI. Wie groß der Hebel konkret ist, können Sie mit unserem Ersparnis-Rechner grob abschätzen.
Die ehrliche Antwort
In den meisten Unternehmen sieht die beste Lösung so aus: ein Workflow, der zu großen Teilen aus festen Regeln besteht und KI nur an genau einer Stelle einsetzt. Das hält die Lösung günstig, stabil und prüfbar. KI ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck.
Wenn Sie für einen konkreten Prozess unsicher sind, schauen wir gemeinsam darauf. Ein Prozess-Audit liefert die Antwort auf Basis Ihrer echten Zahlen, nicht auf Basis von Bauchgefühl.
